Glosario

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A


ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley 

 

ACCESIBILIDAD: La característica de ser de fácil acceso o utilizar con un mínimo de barreras. La capacidad para localizar la información relevante a través del uso de catálogos, índices, instrumentos de búsqueda, u otras herramientas. Autorización para localizar y recuperar información de uso (consulta o de referencia) dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

 

ARCHIVO CENTRAL: Área encargada del recibo y custodio de los archivos de gestión trasladados. 


ARCHIVO DE GESTIÓN: Corresponde a los documentos organizados, que se generan y tramitan en una dependencia, en cumplimiento de sus responsabilidades y sometidos a continua utilización y consulta. 

 

AUTOMATIZACIÓN: Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental y de los documentos electrónicos de archivo.

 

 

 

B

 


BASES DE DATOS: Colección datos afines, relacionados entre sí y estructurados de forma tal que permiten el rápido acceso, manipulación y extracción de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de búsqueda rápida.

 

 

 

 

C

 


CARPETA: Unidad de conservación de los documentos.

 

CONSERVACIÓN TOTAL: Aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. 

 

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas de documentación y por ende de la información institucional, debe aprobar programas eficientes y ordenados para su ejecución, además debe orientar, coordinar, y constatar el cumplimiento de las actividades de gestión documental.

 

CORREOS ELECTRÓNICOS (COMUNICACIONES EL CORREO ELECTRÓNICO (E-MAIL): es uno de los servicios más usados en Internet que permite el intercambio de mensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Básicamente es un servicio que nos permite enviar mensajes a otras personas de una forma rápida y económica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link “adjuntar” que aparece en pantalla. Los  documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrónicos de archivo, debido a que incorporan información de alto valor que sirve de soporte y evidencia para las entidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental

 

 

 

D


DENUNCIA: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónico, que hace un ciudadano, de hechos o conductas que pueden configurar un manejo irregular, un detrimento de los bienes o fondos de la nación, ya se atribuida a un servidor público o a un particular que administre fondos o bienes del Estado.

 

DEPURACIÓN: Operación por la cual se retiran aquellos documentos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación, se retiran objetos metálicos que causen deterioro físico en el documento y se realizan reparaciones menores sin alterar su integridad. La depuración aplica para archivo de gestión y archivo central. 

 

DERECHO DE PETICIÓN: Es toda actuación iniciada por cualquier persona ante las autoridades, presentada de manera verbal o escrita y recepcionada por cualquier medio dispuesto por la Entidad para el efecto. El ejercicio del Derecho de Petición es gratuito y puede interponerse sin necesidad de representación a través de abogado.

 

DERECHO DE PETICIÓN DE INFORMACIÓN: Es la solicitud que tiene por finalidad acceder y obtener la información relacionada con actos o actuaciones administrativas que correspondan a la naturaleza y finalidad de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, al igual que la expedición de copias o desgloses de documentos que reposen en los archivos de la Entidad. La petición se resolverá dentro de los diez (10) días siguientes a su radicación. Si en este lapso no se da respuesta al peticionario, se entenderá que la solicitud ha sido aceptada y se entregarán los documentos dentro de los tres (3) días siguientes.

 

DERECHO DE PETICIÓN DE INTERES GENERAL: Es la solicitud en la cual el objeto de la petición no afecta de manera individual y directa al solicitante, sino que se hace por motivos de carácter general. El término de respuesta por parte de la Entidad es de quince (15) días siguientes a su radicación en la Entidad, salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria.

 

DERECHO DE PETICIÓN DE INTERES PARTICULAR: Es la solicitud en la cual el objeto de la petición recae en una petición que afecta, interesa o guarda relación directa con el peticionario y de acuerdo con la finalidad puede tratarse de una queja, reclamo o manifestación. El término de respuesta por parte de la Entidad es de quince (15) días siguientes a su radicación en la Entidad, salvo norma legal especial y so pena de sanción disciplinaria.

 

DOCUMENTO DE APOYO: Son aquellos documentos de carácter general que sirven únicamente de soporte a la gestión de la oficina para permitir la toma de decisiones, pueden ser generados en la misma  Institución o proceder de otra. Ejemplo: una ley, una directriz interna.

 

DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por la Institución en razón a sus funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación. Ejemplo: actas, contratos, historias laborales, convenios.

 

DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.

 

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

 

DOCUMENTOS OFIMÁTICOS: Documentos de procesadores de texto, hojas de cálculo, gráficos, etcétera, que son producidos con distintos programas o paquetes de software y en diferentes versiones de un mismo software.

 

 

E


ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la actividad realizada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. La eliminación de documentos debe ser autorizada por el líder del proceso y/o subproceso. 

 

ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN: Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente Ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.

 

EXPEDIENTE: Conjunto ordenado de documentos generados por una oficina productora en la resolución administrativa de un mismo asunto. Ejemplo de expedientes: Historias Laborales, Historias Académicas, Historias Clínicas, Contratos.

 

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan y que se encuentran vinculados entre sí para ser archivados.

 

  1. EXPEDIENTE MIXTO O HÍBRIDO: es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico.

 

 


F


FELICITACIÓN: Es la manifestación de satisfacción realizada por una persona natural o jurídica por el servicio prestado por la Entidad o sus funcionarios.

 

FIRMA AUTÓGRAFA: hace referencia a la firma que una persona plasma en un documento con su propio puño y letra. Implica que es la persona quien directamente debe firmar, por tanto no es posible firmar mediante una herramienta mecánica como un sello un computador, pues no tendrá validez debido a que la ley ha sido específica respecto al tipo y modo de la firma.

 

FIRMA ELECTRÓNICA: Valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.

 

FIRMA DIGITAL: La firma digital es un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación. Esta firma digital está basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación. La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrónica, el mismo valor que la firma manuscrita en relación con los consignados en papel. 

 

FIRMA DIGITALIZADA - MECÁNICA: Se trata de una simple representación gráfica de la firma manuscrita obtenida a través de un escáner, que puede ser “pegada” en cualquier documento.

 

FOLIACIÓN: Acción de numerar las hojas del expediente en su parte superior derecha o izquierda según la dirección del escritura. 

 

FOLIO: Corresponde a una hoja del expediente.

 

FOLIO RECTO: Cara frontal de una hoja escrita por las dos caras, este folio se numera.

 

FOLIO VUELTO: Cara posterior de una hoja escrita por las dos caras, no se numera.

 

FONDO ACUMULADO: documentos reunidos por una entidad en el trascurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y conservación.

 

FORMATO INVENTARIO DOCUMENTAL: instrumento de recuperación de la información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de una entidad o dependencia.

 

FORMULACIÓN DE CONSULTA: Es aquella solicitud que se somete a consideración de la Entidad, para su emisión de un concepto en un caso o asunto de su naturaleza y competencia, la cual se resolverán dentro de los treinta (30) días siguientes a su radicación en la Entidad.

 

FORMULARIOS ELECTRÓNICOS: Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trámites en línea. Por ejemplo: Formularios de contacto” o “Formularios para peticiones, quejas y reclamos”.

 

 

G


GESTIÓN ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED): Un sistema GED es un software que le posibilita conservar información de la institución; por un lado la que procede de archivos físicos en papel y por otro la contenida en archivos electrónicos.

 

 

H


HERRAMIENTAS DE BÚSQUEDA: Documento que contiene información detallada acerca de una colección específica de documentos o registros dentro del archivo de una institución.

 

 

I


IMAGEN, VIDEOS Y AUDIO DIGITAL: Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano.

 

ÍNDICE ELECTRÓNICO: constituye un objeto digital donde se establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.

 

INTERCAMBIO ELECTRÓNICO DE DATOS (EDI): La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto.

 

 

L


LEGAJO: conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación.

 

LISTADO DE SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: instrumento que relaciona las series, subseries y tipos documentales de cada dependencia, así como sus tiempos de conservación en Archivo de Gestión y Central. 

 

 


M


MENSAJES DE DATOS GENERADOS MEDIANTE REDES SOCIALES: Este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algún proceso llevado a cabo por la administración (Twitter, Facebook, entre otros).

 

MODALIDADES DE PETICIÓN: Los derechos petición tienen las siguientes modalidades: i) De interese general, ii) De interés particular, iii) Petición de información, iv) Formulación de Consultas, v) Queja, vi) Reclamo, vii) Sugerencia, vii) Denuncia y viii) Felicitaciones.

 

 

 P


PÁGINAS WEB: Una página web está compuesta principalmente por información (texto y/o módulos multimedia), así como por hipervínculos. Además, puede contener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cómo debe visualizarse y también aplicaciones “embebidas” con las que se puede interactuar para hacerlas dinámicas. Deben establecer su actualización, producir y aprobar la publicación.

 

  1. PETICIONES ENTRE AUTORIDADES: Cuando una autoridad formule una petición de información o de documentos, esta deberá resolverse en un término no mayor de diez (10) días.

 

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: principio por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

 

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: principio por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

 

 

 Q


QUEJA: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónica de insatisfacción con la conducta o la acción de los servidores públicos o de los particulares que llevan a cabo una función estatal y que requiere una respuesta.

 

 

 R


RECLAMO: Cualquier expresión verbal, escrita o en medio electrónico, de insatisfacción referida a la prestación de un servicio o la deficiente atención de una autoridad pública, es decir, es una declaración formal por el incumplimiento de un derecho que ha sido perjudicado o amenazado, ocasionado por la deficiente prestación o suspensión injustificada del servicio.

 

REFERENCIA CRUZADA: tarjeta que informa la ubicación de los elementos (folletos, CDs, fotografías, mapas, etc.) que forman parte de un documento y que se han archivado en otro lugar para facilitar su consulta o garantizar su conservación. 

 

REGISTRO (REGISTRATION): Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en el sistema.

 

 

  


S


SERVICIO AL CIUDADANO: En el contexto de la presente resolución, son las directrices que en cumplimiento de las obligaciones constitucionales y legales de la Entidad, se expiden para el mejoramiento del servicio en la atención a los usuarios de servicios de la Entidad así como para la comunidad en general. Las mismas son de obligatorio cumplimiento para el personal que presta sus servicios a la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

 

SIGNATURA TOPOGRÁFICA: identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de archivo. 

 

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS (RECORDS SYSTEM): Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo.

 

SISTEMA DE INFORMACIÓN: Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.

 

SISTEMAS ELECTRÓNICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL (ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT): Conjunto de programas, utilizados para recuperar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

 

SISTEMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO: Es el conjunto de políticas, orientaciones, normas, actividades, recursos, programas, organismos, herramientas y entidades públicas encaminadas a la generación de estrategias tendientes a incrementar la confianza en el Estado y a mejorar la relación cotidiana entre el ciudadano y la administración pública.

 

SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales o medios tecnológicos empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.

 

SUGERENCIA: Es un consejo o propuesta que formula un ciudadano para el mejoramiento de las funciones, servicios, metas y objetivos de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores.

 

 


T


TIPO DOCUMENTAL: Documento originado en una actividad administrativa que tienen forma y contenidos distintivos que permiten clasificarlos Ejemplo: contrato de trabajo, cédula de funcionario administrativo, requisición, orden de compra, afiliación, RUT, formulario de inscripción, etc. 

 

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: remisión de los documentos del archivo de gestión al central, de conformidad con los Listados Maestros y/o Listado Guía de Series, Subseries y Tipos Documentales. 

 

TRASLADO POR COMPETENCIA: En el evento que la autoridad a la que se dirige la petición no sea la competente para tramitarla, se informará de inmediato al interesado si este actúa verbalmente, o dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción si obró por escrito. Termino dentro del cual también se remitirá al competente la petición. Los términos para decidir o responder se contaran a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente. Los términos para decidir o responder se contarán a partir del día siguiente a la recepción de la petición por la autoridad competente. 

 

 

 

U


UNIDAD DE CONSERVACIÓN: elemento que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Ejemplo: carpetas, cajas, libros o tomos

 

UNIDAD DOCUMENTAL: componente inseparable de una serie documental, que puede estar constituida por un solo documento (unidad documental simple: resoluciones, acuerdos) o por un conjunto de ellos que conforman un expediente (unidad documental compuesta: historia laboral)

 

 

 

V


VALOR PRIMARIO: es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora o los involucrados en la resolución de un asunto. Los valores primarios pueden ser de carácter administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable.

 

VALOR SECUNDARIO: es el que interesa a los investigadores para la elaboración o reconstrucción de la actividad de una entidad o administración; o como patrimonio de la comunidad que los creó o Utiliza.

 

 

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